Das Telefon ist für viele Einkäufer das generell und zeitlich bevorzugte Kommunikationsmedium im Alltag. Als nachteilig erweist sich bei einer Verhandlung am Telefon, dass Sie sich Ihrem Verkäufer nicht gegenübersitzen. Somit können Sie die starke Körpersprache, Emotionen und gewollte Überzeugung im Vergleich zu einer persönlichen Verhandlung nur bedingt nutzen.

Damit Sie sich bei Ihren Telefonverhandlungen mit all diesen Tücken nicht um „Kopf-und-Kragen“ reden, müssen Sie Ihre diesbezüglich weniger zur Verfügung stehenden Möglichkeiten intensiver ausschöpfen:

1.Verwenden Sie kurze und prägnante Sätze

Ein dienstliches Telefonat ist keine Plauderei. Sprechen Sie mit Klartext, kommen Sie gleich zur Sache und überfrachten Sie Ihr Telefonat nicht mein feingeistigen und „verkomplizierten“ Sätzen. Bringen Sie Ihre Position und Ihre Botschaft unmissverständlich kurz und knackig in einfachen Sätzen rüber.

2.Beachten Sie die Zeit

Seien Sie bei einem Telefonat bezüglich eines Problems im wahrsten Sinn des Wortes kurz angebunden. Beachten Sie, dass ein Telefonat wesentlich kürzer ist als eine persönliche Verhandlung. Ihnen verbleibt weniger Zeit Ihr Anliegen vorzubringen.

3.Betreiben Sie eine aktive Gesprächsführung

Sie sind der „Busfahrer“ bei einem Telefonat und nicht der Verkäufer. Führen Sie das telefonische Gespräch von Anfang bis Ende strikt nach Ihrer Agenda und lassen Sie kein taktisches Ausweichmanöver des Verkäufers zu. Natürlich müssen Sie den Verkäufer auch mal zu Wort kommen lassen, wenn er etwas Entscheidendes zu verkünden hat.

4.Vermeiden Sie Missverständnisse

Zum Teil hören Verkäufer am Telefon nicht genau hin oder überhören geflissentlich oder unkonzentriert Ihre Aussagen. Dies erkennen Sie an Formulierungen wie „Ja, ja“. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie aneinander vorbeireden, der Verkäufer Ihnen nur halbherzig zuhört, Sie sich unverstanden fühlen oder Sie ein Missverständnis feststellen, klären Sie dies ohne Wenn und Aber sofort.

Wenn Ihr Verkäufer an der Thematik vorbeiredet oder ausschweifend wird, ist eine sofortige Unterbrechung nicht als unhöflich einzustufen, sondern als unabdingbar zweckdienlich.

5.Bringen Sie Emotionen rüber

Verkäufer können uns Einkäufern mit ihrer laxen Einstellung, ihrem auswendig gelernten Verständnis-Zeigen und ihrer beschwichtigenden „Verbalanästhesie“ in vielen Fällen regelrecht zur Weißglut treiben. Da Sie die Körpersprache, im Gegensatz zu einer Face-to-Face-Verhandlung, nicht einsetzen können, bleibt Ihnen in einer solchen Situation nur die Möglichkeit mit Ihrer Stimme emotionalen Druck mit Verärgerung aufzubauen. Diese Eruption muss er durch den heißen Draht spüren!

6.Bestehen Sie auf einer schnellen Lösung

Sie haben als Einkäufer mehrere Telefonate am Tag und können daher nicht alle Umsetzungen auf die lange Bank schieben. Das Problem muss vom Tisch! Das bedeutet in einem Telefonat, dass Sie bei Problemen mit geplatzten Lieferterminen, Unterlieferungen, Reklamationen und Preise bei B-und C-Produkten auf einer raschen Umsetzung bestehen müssen. Ansonsten türmen sich die nicht abgeschlossenen Vorgänge, sehr zu Ihrer Unzufriedenheit.